OA实施要点

ziweihaixin

关于OA 实施的要点
一、 项目实施观念
作为项目实施经理应明确并与客户确认 OA 项目实施达到的效果：
1、信息化建设是一个信息化工程，是有计划、有步骤的实施的，不可能一蹴而就，
最一次上OA 项目时不能定位太高，要根据企业的实际情况定制合理的目标。
2、系统实施和应用过程中出现问题是必然的。一方面软件系统有适应性的调整，
另一方面影响人们传统使用习惯和部分人的利益问题。
3、系统的使用是需要理性引导的。不能听从使用用户的任意需求（了解需求提出
者提出的真正的需求、真正的定位），而把用户应用需求向系统产品上引导、
靠近。
4、不能企望整个系统 100%的应用、使用，那是一个最理想状态！应该保证系统主
要功能成功使用。
二、 项目实施策略
总结我们以往成熟经验，现提出如下项目实施策略：
策略一：促使单位领导牵头应用
一个单位的信息化工作往往呈现为“一把手工程”，如果项目没有领导来牵头，
没有领导来应用，那么整个系统推广起来便缺乏力度，推广也变得难了起来。
为了促进单位领导使用，可以：
1、重点对领导层进行应用培训；
2、为领导层提供最为关心的、烦心的、最迫切的应用，如：工作任务不能急了解
情况，办事效率不高，问题不明确等；
3、由于多数领导往往文字输入有困难，所以给领导提供的应用功能，要尽可能地
简洁、直观、易用——只须通过鼠标便可完成操作；
A. 可以考虑为领导配备手写板，完成公文批注处理；
B. 利用其它策略造势、形成“围势”，“迫使”领导去应用；
C. 拟安排专人（秘书）代理领导处理相关信息，这样即使领导因太忙、或因
计算机水平原因，相关电子信息亦能得到及时处理。
策略二：作好推广递进层次、层层推进
一般来讲，对于公文管理、会议管理这样的纯办公应用往往较难推广、需要
一定的时期才能推广开来，所以应计划好系统推广递进层次，如在前期重点推广：
1、业务型功能模块；
2、信息发布系统；
3、内部邮件、在线交流、论坛等；
4、档案管理系统；
5、简单的，给大家带来好外的流程，如请假流程、物品购买申请流程、
收文流程、费用报销等流程，这些流程每个人都会用到的，通过网上
审批节省了找领导时间，并且可以随时了解审批到那个步骤。
这些系统具有易推广、实用、易应用起来等特点。 这些系统得以推广后，便
可以推广其它各个系统的使用，从而达到整个系统的应用。
策略三：制度促进
即与管理部门（尤其是办公室部门）密切配合，制定相关规章制度，明文要
求一些公告、文件、政务必须从协同办公管理平台上进行流转，同时切断原有的、
传统的纸质信息流转方式。
策略四：现场值守及时响应、解决问题
凡是系统，在使用过程中或多或少都会出现这样、那样的问题。如果这些问
题不能得到及时答复、解决，便可能影响用户使用信心，也可能出现一些负面声
音，这对信息主管部门和领导会产生很大的压力和影响。因此，这些问题必须消
除在萌芽中。
策略五：帮助完成数据采编、输入等初始处理
迅速完成基础数据的处理可以有效促进整个项目的早日启动和使用。 在一般
的电子政务、OA 办公系统项目中，前期的一些基础数据由我们实施人员去完成，
因项目刚开始用户对于系统的理解、数据整理的不熟悉，由用户录入会拖延项目
的时间。
策略六：充分发挥“督察督办系统”的作用
即由相关管理人员利用督察督办系统促进各个部门、人员充分利用协同办公
管理平台。
策略七：发挥手机短信自动通知、通告功能
手机短信是人们目前最熟悉、使用最多的工具，将系统与手机短信结合起来。
手机将时时提醒“您”去使用系统了。
策略八：发挥客户方信息中心、系统管理员作用
系统实施主要力量还是要靠信息中心、系统管理员，而核心力量是“我们”。
策略流程： 发挥信息中心、系统管理员能动性非常关键，重点培养出客户系统
管理员，让其能解决日常使用中90%的问题
另外，办公室之类部门是系统使用的关键部门，应由信息中心积极去联合、
共同推广。
策略九：关于公文系统处理
每一个单位都关系公文系统，政府部门更是如此！但是公文系统往往是最难
用起来的，关键原因有两个：
1、改变人们传统公文习惯，一下子是比较难以接受和习惯的。
2、如果一些领导不熟悉计算机便必须造成公文流程的“断点”，另外领导潜意
识里的“权力”感觉被剥夺。
3、纸质文件是不可能一下取消的。
所以建议：
1、系统演示时，可以讲解整个公文处理的完善性、灵活性不能让人觉得你
的公文系统太简单、没有函量。
2、实施时候，简单化处理，即公文流程过程还是传统模式手工批注，结束
时再电子化、成文、归档，其它收阅人则通过系统收阅电子文件即可。
3、对言之：这是一个过程、不要一蹴而就。
这样，一方面解决了纸质文件需留存、领导难点、使用习惯等问题，同时保
证系统的完整性，也为单位节省了大量的纸张费用、文件传递费用（主要解决文
件抄送、传送之费用——这也是大头）。